Montag | 19. Juni 2017  |  12:09 Uhr

Reizthema EDI: Keine Frage des "Ob", sondern des "Wann"

Im Sportfachhandel treffen digitale Kunden immer häufiger auf analoge Händler. Die digitale Transformation ist für viele Konsumenten längst Alltag, in großen Teilen des Fachhandels und der Industrie aber häufig noch Zukunftsmusik.

Text: Marcel Rotzoll

Sport 2000
Michael Fanck, Sport 2000
© Sport 2000

Wie so häufig sind es auch beim Thema EDI die großen Weltkonzerne, die das Tempo vorgeben. Mit digitalen Katalogen, digitaler Flächenbewirtschaftung und NOS-Programmen, elektronischen Rechnungen oder Online-Order- und Nachbestellsystemen soll der Austausch mit dem Fachhandel revolutioniert werden. Während die persönliche Fachhandelsbetreuung beispielsweise durch regelmäßige Außendienstbesuche immer mehr zurückgefahren wird, fordern diese Lieferanten gleichzeitig, der Handel möge sich stärker mit ihnen vernetzen. Als Vertriebsvorstand Roland Auschel in seinem Vortrag zum Adidas-Symposium anlässlich der ISPO in diesem Jahr skizzierte, wie sich der Konzern die Zukunft mit dem Handel vorstellt, war EDI ein Schwerpunkt. Handel und Industrie sollen demnach gerade in Sachen Datenaustausch enger zusammenrücken. Ist EDI also nichts weiter als das Mittel zum Zweck, um sich der leidigen und kostenintensiven Betreuung der vielen Fachhandelspartner zu entledigen? Und überhaupt, was wollen die Lieferanten mit den Daten des Handels? Oder sind Adidas, Nike und Co. einmal mehr Vorreiter für eine Entwicklung, die längst begonnen hat und nicht mehr aufzuhalten ist? EDI mag zwar in aller Munde sein, ein Reizthema bleibt es dennoch. Unsicherheit bestimmt dabei viel zu häufig die Diskussion: Die Industrie oder wahlweise die eigene Verbundgruppe könnte die Handelsdaten für eigene Zwecke „missbrauchen“. Datensicherheit könne nicht einhundertprozentig gewährleistet werden. Elektronische Systeme seien störanfällig. Die Vorbehalte sind vielfältig, aber treffen sie auch zu?

Intersport
Hannes Rumer, Intersport
© Intersport

EDI steht für Electronic Data Interchange, meint also zunächst einmal nichts anderes als: den Austausch beispielsweise von Aufträgen, Lieferscheinen oder Rechnungen mit Hilfe elektronischer Systeme. „Die Grundidee ist hierbei“, kommentiert Michael Fanck, Bereichsleiter Partner/Markt bei der Sport 2000, „in allen Geschäftsprozessen den Informationsaustausch nicht mehr über den klassischen Papierbeleg sondern über elektronische Nachrichten zu realisieren.“ Intersport-Vorstand Hannes Rumer sieht den Datenaustausch sogar als „die Basis für erfolgreichen Handel“. Schnelligkeit und Effizienz seien hier die Schlüsselwörter: „Erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen in der Abwicklung und in der Kommunikation mit den Geschäftspartnern sind als Vorteile zu nennen. Außerdem kann ein Händler durch die intelligente Auswertung gewonnener Flächen- und Abverkaufsdaten seiner Warenwirtschaft die Sortimentserstellung sehr viel gezielter angehen und damit auf seine Kundenbedürfnisse besser eingehen.“ Denn letztlich heißt EDI eben auch, dass die gesammelten Daten vergleichbar werden.

BSI
Nicole Espey, BSI
© BSI

Zwei Beispiele: Ein enorm hoher Aufwand ist nötig bei Versand, Empfang und Archivierung elektronischer Rechnungen und Lieferscheine. Diese per Hand zu kontrollieren, zu vergleichen, abzulegen und auszuwerten, bindet Zeit und Personal. Zeit und Mitarbeiter, die auf der Fläche fehlen. Gelingt es, diesen Prozess elektronisch zu vereinfachen, ist für das einzelne Fachgeschäft bereits viel gewonnen. Jeder Händler weiß zudem in der Regel, wie häufig einzelne Artikel verfügbar sind. Werden diese Daten, als zweites Beispiel, per Hand erfasst oder sogar erst bei der nächsten Inventur, kann es passieren, dass Artikel knapp werden oder eine zu große Stückzahl das Lager füllt. Liegen diese Daten aber digital vor, können sie ohne großen Aufwand tagesaktuell abgeglichen werden. Ist sodann ein Artikel nicht mehr ausreichend vorhanden, kann dieser – im besten Fall ebenfalls elektronisch – nachbestellt werden. Die gängigste Praxis in diesem Fall sind NOS-Systeme. Ein Prozess, der dem Handel immensen Aufwand sparen kann. Solche automatisierten Warennachversorgungsverfahren sind aber nur eine Möglichkeit des Datenaustausches. Elektronische Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine gehören ebenso dazu wie der Abgleich beispielsweise von Finanzbuchhaltungs- und Warenwirtschaftsdaten über ein Warenwirtschaftssystem. Michael Fanck ist überzeugt: „Wer sich heute nicht mit den Themen beschäftigt, ist morgen abgehängt. Privat steht jedem frei, sich nicht damit zu beschäftigen, geschäftlich gibt es keine Wahl.“ Nicole Espey, die Geschäftsführerin des Bundesverbands der Deutschen Sportartikel-Industrie (BSI), drückt es diplomatischer aus: „Die Zusammenarbeit zwischen Industrie und Handel muss sich an der Stelle noch weiter professionalisieren, um mit der Schnelligkeit der Zeit mitzuhalten. Das geht nur gemeinsam und nicht gegeneinander.“ Denn ein intelligentes Datenmanagement, ergänzt Hannes Rumer, „ist die Basis für die richtige Sortimentsbildung am POS, die richtige Disposition, die richtige Nachversorgung mit Artikeln und den Aufbau von Flächenkonzepten sowie ein gelungenes Category Management.“ Befragt nach den derzeit für den Sportfachhandel wichtigsten EDI-Systemen, antwortet Michael Fanck: „Elementar wichtig aus unserer Sicht sind unsere NOS-Konzepte und die automatisierte Belegkon­trolle, da sie unseren Händler derzeit den größten Nutzen und den höchsten Effizienzgewinn bringen. Zur besseren Planung empfehlen wir den Einsatz unseres HandelsCockpit. In den Bereichen Vermarktung, Marktpräsens und Warenverfügbarkeit sollten das Sport 2000 Social Media Tool, das digitale Schaufenster und zukünftig das Warentrading (virtuelle Regalverlängerung) beim Händler zum Einsatz kommen.“ NOS-Konzepte sind dabei ebenso wie die elektronische Rechnungsabwicklung bedingt auch durch Industrievorgaben bereits recht weit verbreitet. Anders sieht es beispielsweise (noch) bei dem von Michael Fanck erwähnten HandelsCockpit, einem Steuerungsinstrument für das Erfolgs-Controlling, aus. Voraussetzungen hierfür ist nämlich ein Warenwirtschaftssystem, über das man sich mit der Verbundgruppe verbindet. Dass die Möglichkeiten eines Warenwirtschaftssystems nämlich vollumfänglich genutzt werden, setzt sich erst nach und nach durch. Selbst die Intersport, die hier – auch bedingt durch die andere Händlerstruktur – schon weiter ist, rührt nach wie vor die Werbetrommel für den Anschluss an die Zentrale. Mit dem zur ISPO vorgestellten geplanten Strukturwandel der Verbundgruppe, wird diese Anbindung für viele Händler zum zwingenden Projekt. Dazu hat man unter anderem die notwendigen Datenvereinbarungen zum Jahresanfang neu aufgesetzt. Künftig, so Hannes Rumer, werde es so möglich, „Daten in unserem Verbund sehr viel genauer auswerten zu können. Unsere Händler bekommen dadurch die Möglichkeit eines deutschlandweiten Benchmarkings, bessere Prognosen und daran abgeleitet genaue Sortimentsempfehlungen für ihr Geschäft. Ein größerer Umsatz und eine höhere Rendite sind die Folgen.“ Diese Benchmarking-Tools verdienen einen genaueren Blick. Über das Warenwirtschaftssystem können Finanzbuchhaltungs- und Warenwirtschaftsdaten verglichen werden. Zu den Finanzbuchhaltungsdaten gehören die eigenen Geschäftsdaten, die verglichen werden können mit (anonymisierten) Benchmarkdaten anderer Händler. Hat man im Vorfeld Umsatz- und Ertragsziele definiert, lässt sich der Stand der Zielerreichung ablesen. Warenwirtschaftsdaten hingegen enthalten POS-Analysen wie Frequenz, Anzahl der Bons, der Artikel pro Bon oder den Durchschnittsbon. Diese Daten können ebenfalls verglichen werden mit den jeweiligen Benchmarks anderer Händler ebenso wie die Umsätze, teils heruntergebrochen auf einzelne Artikel. Mit Warenwirtschaftssystemen wie Intersys im Falle der Intersport oder auch die innerhalb der Sport 2000 verbreiteten BITS, IPOS, HIS oder advarics lässt sich ein Datenpool aufbauen, mit dem es möglich wird, unternehmerische Entscheidung anhand konkreter Zahlen zu treffen. Michael Fanck erklärt in Bezug auf das Sport 2000 HandelsCockpit: „Die Entwicklung der Conversion Rate, der Teile pro Bon, des Werts pro Bon oder die Kunden-Verweildauer können dank EDI-gestützter Systeme schnell und einfach gemessen werden und damit zum Beispiel Rückschlüsse auf die Personaleinsatzplanung oder Marketingmaßnahmen gezogen werden. Der Händler kann seine Kennzahlen mit denen anderer Partner vergleichen und Netzwerkeffekte als Wettbewerbsvorteil nutzen.“ Und auch Hannes Rumer ist überzeugt, dass die umfängliche Nutzung der Möglichkeiten eines Warenwirtschaftssystems immer wichtiger wird: „Gerade in Bezug auf Effizienz und Reaktionsgeschwindigkeit ist es unerlässlich. Hilfreiche Tools zur Aufbereitung und Auswertung von Daten, standardisierte Formate und ggf. etablierte Dienstleister sollten hier unterstützend eingesetzt werden, um weitere Mehrwerte zu generieren und um schneller auf Anforderungen reagieren zu können.“

Unter diesen Voraussetzungen ist es demnach völlig unerheblich, ob die Weltmarken nun den digitalen Datenaustausch mit dem Handel forcieren (oder erzwingen) wollen oder nicht. Die Vereinfachung von Prozessen, Kostenersparnisse und die schnellere Warenversorgung sind auch unabhängig von den Weltmarken Themen, mit denen sich der Sportfachhandel auseinandersetzt. Das Problem ist vielmehr dass auch in der Industrie die Digitalisierung längst nicht überall Einzug gehalten hat. So bringt es Outdoorspezialist Tim Wahnel, vom Biwak in Limburg, auf den Punkt: „Fast alle Lieferanten behaupten, dass sie digital gut aufgestellt seien. So werden von den meisten Herstellern beispielsweise die Kataloge und Katalogdaten digital verschickt. Aber dadurch ist dem Händler ja nur minimal geholfen. Der tatsächliche Prozess des Datenaustausches jedoch ist im Outdoorbereich noch nicht so stark verbreitet. Da müsste seitens der Industrie investiert werden.“ Schaut man sich die Zahlen an, bestätigt sich diese Aussage. 300 Lieferanten der Intersport verfügen über die Möglichkeit, Daten auszustauschen. Hannes Rumer erläutert: „Die dabei am häufigsten ausgetauschten Nachrichtentypen sind aktuell Stammdaten, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen. Der Austausch weiterer Nachrichtentypen, wie zum Beispiel Bestands- oder Abverkaufsdaten soll sukzessive ausgebaut werden. Dass Lieferanten bestimmte EDI-Systeme noch nicht nutzen, kann entweder daran liegen, dass noch kein Bedarf an den Daten besteht oder sie noch nicht über die technischen Voraussetzungen verfügen.“ Bei der Sport 2000 können mit 200 Lieferanten Artikelstammdaten ausgetauscht werden. Diese würden, so Markus Kowolik, EDI-Prozessmanager bei den Mainhausenern, die Grundlage für alle weiteren EDI-Prozesse und Nachrichtenarten bilden. Aber von nur „gut der Hälfte dieser Lieferanten erhalten wir auch die Rechnungen als EDI-Beleg. Mit gut einem Fünftel tauschen wir elektronische Aufträge aus, Tendenz stark steigend, da wir über diesen Beleg unser NOS-Verfahren steuern. Noch geringer ist die Anzahl derer, mit denen wir Auftragsbestätigungen, Lieferavisen, Abverkaufsdaten und Lagerberichte austauschen.“ Allerdings so Kowolik lieferten diese Zahlen noch keinen Aufschluss darüber, „ob der Industriepartner allgemein dazu in der Lage ist. Viele Nachrichtenarten werden nur nach Bedarf abgestimmt, sofern ein Industriepartner an EDI-Programmen der Sport 2000 teilhaben will oder nicht.“ Trotzdem ist die Zahl der EDI-fähigen und -willigen Lieferanten angesichts einer jeweils mindestens doppelt so hohen Zahl an Industriepartnern der Verbundgruppen noch überschaubar. Am weitesten sind insgesamt die Textillieferanten, verhältnismäßig viele Schuhlieferanten sind auch EDI-fähig. Zur Unterstützung der eigenen Mitglieder hat der BSI deshalb ein Data Clearing Center für den Datenaustausch eingerichtet. Nicole Espey kommentiert: „Die BSI-Mitglieder haben bislang unterschiedlichste EDI-Lösungen in Betrieb. Unser Ansatz ist es, die Anzahl der Schnittstellen stark zu verringern, zu vereinheitlichen und damit Kosten zu senken. Die Hersteller können sich an das BSI Sport Clearing Center anbinden und haben damit die Möglichkeit, über diese eine Schnittstelle mit vielen Handelspartnern Geschäftsdokumente auszutauschen. Somit reduzieren sich auch der Aufwand und die Kosten für EDI.“ Zukünftig, so die BSI-Geschäftsführerin, sollen in engem Austausch mit dem Handel Möglichkeiten zur Weiterentwicklung dieses Sport Clearing Centers erarbeitet werden: „Ein Beispiel könnte eine Plattform zum Austausch von Bildmaterial, Produktdaten oder Videos sein.“

EDI ist also eine Herausforderung für den Sportfachhandel und die Industrie, die gemeinsam angegangen werden muss. Denn, so Tim Wahnel, „was wir zunächst komplett ablehnen, ist die Digitalisierung um ihrer selbst willen. Ziel muss sein, dass wir effizientere Prozesse haben, sprich Geld und Arbeitszeit sparen. Dadurch gewinnt der Händler mehr Zeit auf der Fläche. Im Zusammenhang mit gegenseitigem Verstehen und partnerschaftlichem Verhalten ist Datenaustausch eine interessante Geschichte.“ Dazu jedoch müssen die Vorbehalte im Fachhandel abgebaut werden. Das sieht auch Michael Fanck: „Unsere Partner haben ihre Kernkompetenzen in anderen Bereichen, daher fehlt häufig die Affinität für Themen, die im Zusammenhang mit EDI im Speziellen und mit EDV im Allgemeinen stehen. Wir stoßen auch häufig noch auf Ängste vor Unbekanntem, Veränderungen und Daten-Missbrauch. Gerade am Anfang stehen natürlich auch Investition wie IT-System-Kosten, Schnittstellen-Kosten und ein Arbeitsaufwand an.“ Hannes Rumer ergänzt: „Einige Mitglieder befürchten, dass sie ihre Datenhoheit ablegen, wenn sie der Zentrale die Erlaubnis geben, mit den Daten zu arbeiten.“ Beide Verbundgruppen wollen deshalb Aufklärungsarbeit leisten. Hannes Rumer betont, alle Daten würden „im Sinne unserer Mitglieder gesammelt. Ziel ist, ihnen in vielen Bereichen bessere Auswertungen an die Hand zu geben, damit sie zum Beispiel ihre Sortimente besser an das Einkaufsverhalten ihrer Kunden anpassen können.“ Um Vorbehalte abzubauen zeige man „ganz transparent und offen auf, von welchen Vorteilen unsere Mitglieder profitieren, wenn wir beim Thema Daten als Verbund zusammenarbeiten. Mit unserem ersten Flächenkonzept „FitGesund“ im Bereich Kleinfitnessgeräte können wir mittlerweile den Erfolg des Datenmanagements auch mit Zahlen belegen. Das stärkt natürlich das Vertrauen in die Thematik. Auf diesem Weg werden wir weitergehen.“

Michael Fanck betont ebenfalls die Vorteile: „Der Benefit, den der Händler erhält, wenn er sich erst einmal mit den Themen auseinander gesetzt hat, und EDI konsequent einsetzt, macht diesen zeitlichen und finanziellen Faktor allerdings wieder wett.“ Um diese Auseinandersetzung zu fördern, hatte die Sport 2000 Mitte Mai zum ersten EDI-Kongress nach Mainhausen geladen. Knapp 100 Teilnehmer aus 60 Geschäften sind dieser Einladung gefolgt. In mehreren Workshops und an Ständen von Dienstleistern wurden den Mitgliedern verschiedene EDI-Systeme vorgestellt. Neben Workshops zu Warenwirtschaftssystemen wurde beispielsweise auch die Frequenzmessung des Dienstleisters Nedap präsentiert. Eine genaue Analyse der Kundenfrequenz helfe dabei zu ermitteln, wann wie viele Kunden im Geschäft sind und wie hoch wann die Verweildauer der Kunden ist. Durch das Wissen um das Kundenverhalten im Geschäft könnte beispielsweise sodann die Personalplanung besser auf die Kundenströme abgestimmt werden. Verbindet man diese Erkenntnisse mit weiteren Daten der Warenwirtschaft ließen sich beispielsweise auch Rückschlüsse auf bestimmte Flächen und Sortimenten ziehen. Volker Gromer, bei der ANWR verantwortlich für Data Analytics, versucht in seinem Vortrag, in die Zukunft zu blicken. So könne durch den elektronischen Datenaustausch in Zukunft mit dynamischen Preisen gearbeitet werden. Dazu zieht er einen Vergleich mit den großen Onlinern wie Amazon: „Bis zu drei Millionen Preisänderungen pro Monat gibt es zum Beispiel für stark nachgefragte Produkte wie den Fußballschuh-Klassiker Adidas Copa Mundial.“ Dabei ginge es gerade nicht darum, die Preise nur zu reduzieren, sondern es käme darauf an, auf die jeweilige Nachfrage zu reagieren. Dynamische Preise könnten eine wichtige Stellschraube sein, „um die Rentabilität unserer Händler zu erhöhen!“ Schon laufen Tests beispielsweise bei der Elektronik-Filialisten Media Markt oder der Drogeriemarktkette dm. Preise könnten so „passend zu einem Wetterumschwung, zu einer bestimmten Aktion, aufgrund einer besonderen Nachfrage oder aufgrund der Wettbewerbssituation angepasst werden“. Hier werde „in Kürze“ ein Pilotprojekt mit elektronischen Etiketten beim norddeutschen Sport 2000-Händler Nordsport in Elmshorn gestartet, um herauszufinden, „wie diese Etiketten im täglichen Einsatz funktionieren und vor allem wie die Kunden darauf reagieren.“ Teilnehmer des EDI-Kongresses wie Andreas Winkenhoff vom Outdoorgeschäft Sport Spezial in Aachen informieren sich immer stärker über die Möglichkeiten und Anwendungen von EDI-Prozessen: „Wir finden es gut, dass wir uns hier über die Möglichkeiten des elektronischen Datenaustausches informieren können. Wir nutzen bisher nur die IPOS-Warenwirtschaft. Das Thema EDI gewinnt aber insgesamt aus unserer Sicht schnell an Bedeutung und gerade kleinere und mittlere Geschäfte müssen meiner Meinung nach EDI nutzen.“

EDI, so viel steht fest, ist längst keine Zukunftsmusik mehr, sondern ganz unmittelbar Gegenwart. Wenn damit einhergeht, dass der Kontakt zwischen Lieferanten und Sportfachhändlern immer unpersönlicher wird, sagt das viel über die Lieferanten und deren Ziele, aber zunächst wenig über EDI-Prozesse aus. Denn hier kommt es auch für den Sportfachhandel letztlich darauf an, wie groß die eigenen Vorteile in der täglichen Arbeit sind. Und die sind vielfältig, sowohl was Kostenersparnisse anbetrifft als auch Analysen von Finanzbuchhaltungs- und Warenwirtschaftsdaten. Und in diesem Bereich liegt vor der Industrie ebenso wie vor dem Sportfachhandel viel Arbeit. Denn Nachholbedarf gibt es auf beiden Seiten. Klar ist aber, das der flächendeckende Einsatz von EDI-Prozessen längst keine Frage des „Ob“ mehr ist, sondern lediglich des „Wann“.

Gonini/Fotolia.com

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Im Interview: Nicole Espey, Geschäftsführerin Bundesverband der Deutschen Sportartikel-Industrie

sportFACHHANDEL: Kann die Industrie Handelsdaten für eigene Zwecke missbrauchen?

Nicole Espey: Die Daten, die über EDI ausgetauscht werden können, sind normale Geschäftsdokumente, die in jedem Fall ausgetauscht werden wie Kataloge, Lieferscheine, Rechnungen und Aufträge. Zurzeit geschieht dies leider häufig noch in Papierform, per Fax oder Exceltabelle. Weitergehende Nachrichtenarten wie Inventur- und Abverkaufsbericht liefern den Herstellern wie auch den Händlern Informationen über den Verkauf ihrer Produkte, die sie zur besseren Produktionsplanung, Orderplanung und auch Saisonplanung dringend benötigen. Der Austausch dient somit immer beiden Partnern gleichermaßen.

sportFACHHANDEL: Wie ist die Datensicherheit gewährleistet?

Nicole Espey: Das hängt natürlich von den jeweiligen Systemen ab. Im BSI Sport Clearing Center werden Daten immer verschlüsselt und signiert und auf einem verschlüsselten Verbindungsweg versendet. Unser Dienstleister nutzt wie die meisten anderen auch modernste Methoden zur Absicherung seiner Server und Verbindungen.

sportFACHHANDEL: Sind elektronische Systeme besonders störanfällig? Nicole Espey: Grundsätzlich passieren weniger Fehler, wenn Dokumente per EDI statt manuell ausgetauscht werden. Wenn die notwendigen Inhalte einmal abgeglichen sind und beide Partner die für sie notwendigen Informationen im Dokument vorfinden, kommen beim Einsatz von EDI kaum noch Fehler vor. Selbstverständlich muss immer mal wieder nachgebessert werden, da sich Anforderungen eines Partners oder seiner Systeme ändern.

sportFACHHANDEL: Können Betriebsgeheimnisse öffentlich werden? Nicole Espey: Betriebsgeheimnisse wie Kundendaten werden ohnehin nicht per EDI übermittelt. Eigentümer der Daten und Dokumente sind immer die jeweiligen Marktpartner. Die Dokumente sind auch nur für diese lesbar und sichtbar.

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Dieser Artikel ist aus der Ausgabe: sport-FACHHANDEL Nr. 09 / 2017